AnwendungsfälleService-Terminbuchung für Wohnmobile

Wohnmobil-Werkstatt: Servicetermine per Telefon buchen

Problem: Eine Wohnmobil-Werkstatt erhält laufend Anrufe zur Buchung von Wartungsterminen, und das Personal verbringt viel Zeit damit, die Verfügbarkeit zu prüfen und Buchungen manuell in das Terminsystem einzutragen.

Was Sie einrichten: Einen telefonischen Agenten, der Verfügbarkeiten in Echtzeit direkt in Ihrem eigenen Buchungssystem prüft und Termine anlegt und anschließend eine Bestätigung per E-Mail versendet.

  1. Workflow erstellen mit dem Namen „Camper Service Booking”.
  2. Configuration-Tab: Legen Sie die Hauptsprache und die Zeitzone für Anrufe passend zu Ihrem Betrieb fest und wählen Sie eine Stimme aus.
  3. Builder-Tab: Schreiben Sie einen Prompt, der den Ablauf beschreibt, z. B.: 
    Du bist der Buchungsassistent fĂĽr das CamperCare Service Center. BegrĂĽĂźe den
Anrufer, frage, welche Leistung benötigt wird (Ölwechsel, Reifenwechsel,
Generatorwartung oder Vollinspektion) und nach dem gewĂĽnschten Termin. Nutze
das Create-Booking-Tool, um einen Termin zu prĂĽfen und zu reservieren.
Bestätige Datum/Uhrzeit sowie die Buchungsreferenz gegenüber dem Anrufer,
bevor du das Gespräch beendest.
  4. Properties-Tab: Klicken Sie auf Add example fields, um callerName, phoneNumber, email und reservationId zu erfassen, und fügen Sie anschließend eine benutzerdefinierte Property serviceType (String) hinzu — „Die Art der angefragten Leistung: Ölwechsel, Reifenwechsel, Generatorwartung oder Inspektion.”
  5. Verbinden Sie Ihr Buchungssystem als Custom Integration (die vollständige Anleitung finden Sie unter Integrations → Custom Integrations): eine „Create Booking”-Aktion, die die API Ihres Buchungssystems aufruft, konfiguriert als In-Call-Aktion, damit der Agent noch während des Gesprächs eine echte Bestätigung erhält, sowie so eingerichtet, dass die Antwort ausgewertet wird (evaluate-data), damit der zurückgegebene Bestätigungscode in reservationId erfasst wird.
  6. Integration-Tab: FĂĽgen Sie eine E-Mail-Aktion an email (die erfasste E-Mail-Adresse des Anrufers) hinzu, mit dem Betreff Your service appointment is confirmed und einem Text, der ${callerName}, ${serviceType} und ${reservationId} verwendet.
  7. Deploy to Phone, indem Sie den Workflow an die Telefonnummer Ihrer Werkstatt binden.
  8. Testen Sie es mit Call Now, bevor Sie die Nummer veröffentlichen.

Ergebnis: Ein Anrufer sagt „Ich brauche nächsten Dienstag einen Ölwechsel”, der Agent prüft live während des Gesprächs Ihr echtes Buchungssystem, bestätigt einen Termin, und der Anrufer legt mit einer Buchungsreferenz auf — die Bestätigungs-E-Mail ist bereits unterwegs.

WeiterfĂĽhrende Informationen

  • Create Workflow — die hier verwendeten Configuration-, Builder- und Properties-Tabs.
  • Integration — die E-Mail-Aktion, mit der die Bestätigung versendet wird.
  • Custom Integrations — die vollständige Anleitung zur Anbindung Ihrer eigenen REST-API, hier verwendet fĂĽr die Anbindung des Buchungssystems.
  • Deploy to Phone
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