Schritt 7: Weiterleitung an einen Menschen

Fast jeder produktive Assistent braucht das. Klären Sie drei Dinge und schreiben Sie sie in den Prompt:

1. Wann leitet er weiter? (Anfrage außerhalb des Bereichs, Beschwerde, Notfall, ausdrücklicher Wunsch nach einer Person, zweimaliges Nichtverstehen)
2. Wohin? Nummer oder Durchwahl — je nach Fall unterschiedlich, falls es mehrere gibt.
3. Was passiert, wenn niemand abnimmt oder es außerhalb der Öffnungszeiten ist?

Leite weiter, wenn: der Anrufer ausdrücklich nach einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter fragt, es sich um eine Beschwerde handelt, ein akuter Notfall vorliegt, oder du das Anliegen zweimal nicht identifizieren konntest. Ziel während der Öffnungszeiten: die Rezeption. Kündige es in einer Zeile an — “Ich verbinde Sie mit der Rezeption, einen Moment.” — und leite dann weiter. Außerhalb der Öffnungszeiten oder wenn niemand abnimmt: nicht weiterleiten. Nimm Name, Telefonnummer und Anliegen auf und versprich einen Rückruf am nächsten Werktag.

Testen Sie jedes Weiterleitungsziel einzeln mit einem echten Anruf, bevor Sie live gehen. Eine falsche Nummer oder eine, die ins Leere klingelt, ist der teuerste Fehler auf dieser Liste — der Anrufer ist weg. Haben Sie kein zuverlässiges Ziel, leiten Sie nicht weiter; nehmen Sie stattdessen eine Nachricht auf.

Läuft Ihre Weiterleitung technisch über ein Tool, beschreiben Sie es wie unter Den Prompt schreiben → Tools, und lassen Sie den Assistenten zuerst ankündigen, dann weiterleiten — nicht umgekehrt.

Weiter geht’s mit Follow-up (Integration-Tab).