Outbound Workflow — aktiv anrufen

Wofür er ist: Massen- oder geplante ausgehende Anrufe — Erinnerungen, Bestätigungen, Follow-ups — aus einer Kontaktliste, mit einem Workflow als Gesprächsleitfaden. Nur sichtbar, wenn in Ihrem Tarif aktiviert.

So verwenden Sie ihn:

1. Öffnen Sie Outbound Workflow und erstellen Sie eine Vorlage — Titel, Beschreibung und die Telefonnummer, von der aus angerufen werden soll.
2. Das öffnet Create Workflow im Outbound-Modus, einschließlich des zusätzlichen IO-Tabs. Schreiben Sie den Gesprächsleitfaden wie jeden anderen Prompt.
3. Starten Sie einen Lauf: laden Sie eine Kontaktliste als CSV, Excel (.xlsx/.xls) oder JSON hoch. MIA erkennt die Telefonnummernspalte automatisch anhand des Spaltennamens (phone, mobile, tel, phone_number). Gelingt das nicht, wählen Sie die Spalte manuell.
4. Jede Nummer wird validiert und muss eine Landesvorwahl enthalten (z. B. +14155551234, 7–15 Ziffern nach dem +). Nummern ohne Vorwahl werden markiert — korrigieren oder ausschließen Sie sie.
5. Wählen Sie, wann angerufen werden soll: jetzt oder geplant. Geplante Läufe bis zu einen Monat im Voraus, in 30-Minuten-Schritten, in Ihrer Zeitzone.
6. Verfolgen Sie den Fortschritt in der Lauf-Tabelle und laden Sie die Ergebnisse nach Abschluss herunter.

Was bei Outbound anders ist

• Der Assistent spricht zuerst. Seine Eröffnungszeile muss klären, wer anruft und warum — die angerufene Person weiß es nicht. Rechnen Sie mit „Wer ist da?” als erster Reaktion und formulieren Sie eine Antwort darauf.
• Halten Sie es kurz. Unaufgeforderte Anrufe haben Sekunden, nicht Minuten.
• Bieten Sie einen Ausweg. „Passt es Ihnen gerade?” — und akzeptieren Sie ein Ende, wenn nicht.
• Wählen Sie Zeiten mit Bedacht. Nicht früh morgens, nicht spät abends.
• Klären Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen für Werbeanrufe vorab intern. Erinnerungs- und Bestätigungsanrufe zu bestehenden Terminen sind deutlich unproblematischer als Kaltakquise.

Beispiel: Eine Praxis lädt eine CSV mit den morgigen Terminen hoch (first_name, last_name, phone_number, appointment_time) und plant für heute 17 Uhr einen Erinnerungslauf — mit einem Workflow, dessen Prompt jeden Patienten bittet, den Termin zu bestätigen oder zu verschieben.