Schritt 1: Ziel und Anrufgründe definieren

Bevor Sie eine einzige Zeile Prompt schreiben, beantworten Sie dies schriftlich:

1. Welches Problem löst der Assistent? Ein Satz. (“Nach 18 Uhr geht niemand ans Telefon, und wir verlieren Terminanfragen.”)
2. Welche Anrufgründe soll er behandeln? Höchstens drei bis fünf. Listen Sie sie nach Häufigkeit sortiert auf.
3. Welche Anrufgründe soll er ausdrücklich nicht behandeln? Die gehen an einen Menschen — siehe Weiterleitung an einen Menschen.
4. Was gilt pro Anruf als Erfolg? Termin gebucht? E-Mail erfasst? Frage beantwortet? Das ist es, was Sie später messen — siehe Sinnvolle Kennzahlen.
5. Wo landen die Ergebnisse? Posteingang, Kalender, CRM, Team-Chat?
6. Wer übernimmt, wenn der Assistent nicht weiterkommt? Name, Nummer, Zeiten.

Der häufigste Fehler hier ist, alles auf einmal zu wollen. Ein Assistent mit drei saubern Abläufen schlägt einen mit zwölf halbfertigen.

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